貴方のすぐそこにある危機

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IT化による新たなリスク

IT化の進展にともない、今までは文章を郵送して業務をおこなっていた企業でも、取引先との見積もりや契約書の提出などをEメールで送信することも増えてきている。それに伴い、問題化しているのがEメール誤送信である。取引先に重要なEメールを送るときに、アドレス帳からメールアドレスを選択し、特に確認もせずに送信ボタンを押すことはないだろうか。筆者も、社内の担当者に指示メールを出すところを、アドレス帳の苗字だけで判断してしまい、外部の全く関係ない第三者に送ってしまったことがある。その時は、重要な内容でもなく、第三者には理解できない事が書いてあっただけなので事なきを得たが、これが営業職で同一システムを販売していて、他社に別の見積などを送ったりしたと思うと背に冷たい汗が流れる感覚を味わうことだろう。他にも、重要な機密情報を添付した資料をメール誤送信したなどの話もよく聞くことがある。メール誤送信は、行ってしまった当事者だけでなく、情報を漏出させてしまった会社にも大きなペナルティ(取引停止や契約解除、入札の停止など)を科されることもあり、業績にも大きくダメージを与える。メール誤送信を防ぐには、無論社員のセキュリティ意識の向上も重要だが、最近ではあらかじめ指定されたアドレス以外へのEメールの送信は、かならず確認メールを受信し記載されている承認コードを指定アドレスに返信しないと送れないシステムなどもあるので検討するといいだろう。メール誤送信で業績への大きなダメージが発生する前に、社員の意識向上や誤送信防止システムの導入の検討が急務である。